لا يوجد شكل محدد واحد لخطاب الدعوة. لذلك يمكن صياغته كخطاب عادي تمامًا. لكن من المهم أن يحتوي على جميع المعلومات الضرورية. في الفقرات التالية نتعرف بالتفصيل ماهي المعلومات الضرورية.
هام: يجب أن يحتوي خطاب الدعوة لزيارة عمل على ترويسة الشركة الرسمية وختم الشركة وتوقيع المدير العام.